Helpdesk Hungary Kft.

Szabadtéri és zenés, táncos rendezvények biztonsági terve és helyszíni koordinációja

Egy rendezvény biztonsága jóval a kapunyitás előtt kezdődik. A helyszín kialakítását, a várható létszámot, a menekülési lehetőségeket, a biztonsági személyzet feladatait, az időjárási veszélyeket és a rendkívüli események kezelését már a szervezés során össze kell hangolni.

A Helpdesk Hungary Kft. vállalja szabadtéri, valamint zenés, táncos rendezvények biztonsági tervének elkészítését és a tervben meghatározott intézkedések helyszíni koordinálását. Célunk, hogy a dokumentáció ne pusztán egy hatósági eljáráshoz szükséges irat legyen, hanem a rendezvény szervezése és lebonyolítása során ténylegesen használható útmutatást adjon.

Mikor lehet szükség rendezvénybiztonsági tervre?

Az Országos Tűzvédelmi Szabályzat szabadtéri rendezvénynek tekinti az 1000 főt vagy az 5000 négyzetmétert meghaladó, épületen kívüli területen megtartott szervezett eseményeket, a meghatározott kivételek figyelembevételével.

A zenés, táncos rendezvényekre külön követelmények vonatkoznak. A 23/2011. (III. 8.) Korm. rendelet hatálya alá tartozhat az a nyilvános, nem zártkörű rendezvény, amelyen a zeneszolgáltatás főszolgáltatásként jelenik meg, és amelyet:

• tömegtartózkodásra szolgáló építményben vagy helyiségben tartanak; vagy
• szabadtéren rendeznek meg, és a résztvevők létszáma várhatóan valamely időpontban meghaladja az 1000 főt.

Az egyes rendezvények besorolását mindig a helyszín, a program, a várható létszám és a működési körülmények együttes vizsgálatával kell meghatározni.

Mit tartalmaz a rendezvény biztonsági terve?

A biztonsági tervet minden esetben az adott rendezvényhez igazítjuk. A dokumentáció részletességét a rendezvény jellege, mérete, helyszíne, időtartama, programja és várható közönsége határozza meg.

A rendezvény és a helyszín alapadatai

A dokumentáció rögzíti többek között:

• a rendezvény megnevezését, rendeltetését és időpontját;
• a szervező és a helyszíni felelősök adatait;
• a rendezvényterület és az egyes rendezvényhelyszínek leírását;
• a várható legnagyobb egyidejű létszámot;
• az egyes területeken várható létszámsűrűséget;
• a beléptetés és a rendezvényterületről történő távozás rendjét;
• a rendezvény lebonyolításában közreműködő szervezeteket.

Többnapos rendezvény esetén meghatározzuk, hogy az egyes napokon és időszakokban ki látja el a helyszíni felelős rendezvényszervezői feladatokat.

Helyszínrajz és területi elrendezés

A biztonsági terv egyik legfontosabb eleme a részletes, jól értelmezhető helyszínrajz. A rajzon szükség szerint feltüntetjük:

• a rendezvényterület határait;
• a színpadokat, nézőtereket és lelátókat;
• a sátrakat és ponyvaszerkezetű építményeket;
• az öltözőket, raktárakat és technikai területeket;
• a vendéglátó- és kereskedelmi egységeket;
• a gázpalackok és más veszélyes anyagok alkalmazási helyeit;
• a menekülési útvonalakat és kijáratokat;
• a kijáratok és közlekedési útvonalak szabad szélességét;
• a tűzoltó gépjárművek közlekedésére szolgáló útvonalakat;
• az oltóvízszerzési helyeket;
• a közművek nyitó- és zárószerkezeteit;
• a tűzoltó készülékek helyét;
• az egészségügyi ellátóhelyet;
• az irányítási pontot;
• a gyülekezési és biztonságos befogadó területeket;
• a menekülési irányokat jelző biztonsági jelzéseket.

A helyszínrajzot a tényleges telepítési és működési körülmények alapján készítjük el, hogy az a rendezvényen dolgozók és a beavatkozó szervek számára egyaránt használható legyen.

Kiürítési és menekítési terv

A tervben meghatározzuk, hogy tűz, szélsőséges időjárás, baleset, tömeges rendbontás vagy más veszélyhelyzet esetén hogyan történhet a veszélyeztetett terület gyors és biztonságos elhagyása.

Ennek során vizsgáljuk:

• a várható létszámot és létszámsűrűséget;
• a résztvevők területi eloszlását;
• a tömeg várható koncentrálódási pontjait;
• a menekülésre rendelkezésre álló útvonalakat;
• az útvonalak hosszát és szabad szélességét;
• a kijáratok átbocsátóképességét;
• a különböző rendezvényhelyszínek kiürítésének egymásra gyakorolt hatását;
• a mozgásukban vagy menekülési képességükben korlátozott személyek segítését;
• a résztvevők biztonságos területre irányításának módját.

Szükség esetén kiürítési számítással vagy megfelelő szimulációval igazoljuk, hogy a tervezett kialakítás teljesíti az előírt biztonsági követelményeket.

Biztonsági személyzet és feladatmeghatározás

A biztonsági tervben nem elegendő kizárólag a személyzet létszámát feltüntetni. Egyértelműen meg kell határozni, hogy az egyes közreműködők milyen feladatot látnak el a normál működés és egy veszélyhelyzet során.

A dokumentáció kitérhet:

• a beléptetés és létszámellenőrzés rendjére;
• a kijáratok és menekülési útvonalak felügyeletére;
• a színpad és a nézőtér biztosítására;
• a tömegmozgás figyelésére;
• az irányítási ponttal történő kapcsolattartásra;
• a veszélyhelyzeti riasztásra;
• a résztvevők tájékoztatására;
• a kiürítés megindítására és támogatására;
• az egészségügyi, tűzoltói és rendőri szervekkel történő együttműködésre.

A biztonsági személyzet szükséges létszámát a rendezvény és a helyszín jellemzőihez, befogadóképességéhez és kockázataihoz igazítva határozzuk meg.

Viharos időjárásra vonatkozó intézkedési terv

Szabadtéri rendezvénynél különösen fontos az időjárási veszélyek kezelése. A biztonsági tervben meghatározzuk:

• az időjárási információk figyelésének módját;
• a figyelmeztetési és döntési szinteket;
• a döntésre jogosult személyeket;
• a közreműködők értesítési rendjét;
• a résztvevők tájékoztatásának módját;
• a program korlátozásának vagy felfüggesztésének feltételeit;
• a terület részleges vagy teljes kiürítésének folyamatát;
• a sátrak, színpadok és ideiglenes szerkezetek veszélyeztetettségével kapcsolatos intézkedéseket;
• a lehetséges védett vagy biztonságos területeket.

A döntési folyamatot úgy alakítjuk ki, hogy veszélyhelyzetben ne akkor kelljen először tisztázni, ki jogosult a rendezvény felfüggesztésére és milyen módon történjen a közönség tájékoztatása.

Tűzvédelmi előírások és biztonsági intézkedések

A rendezvény dokumentációjában meghatározzuk a helyszínhez kapcsolódó tűzvédelmi feladatokat, többek között:

• a tűz vagy más káresemény jelzésének módját;
• a kezdeti tűzoltás feltételeit;
• a szükséges tűzoltó készülékek számát, típusát és elhelyezését;
• a színpadok, öltözők, raktárak és vendéglátóegységek védelmét;
• az alkalomszerű tűzveszélyes tevékenységek szabályait;
• a gázpalackok használatának és cseréjének rendjét;
• a villamos energia lekapcsolási lehetőségeit;
• a tűzoltói felvonulási és beavatkozási útvonalakat;
• az oltóvíz rendelkezésre állását;
• a feladatot ellátó személyek dokumentált tűzvédelmi oktatását.

A rendezvény megnyitása előtt ellenőrizzük, hogy a dokumentációban meghatározott tűzvédelmi feltételek a helyszínen is megvalósultak-e.

Kommunikáció és tömegtájékoztatás

Veszélyhelyzetben a gyors, érthető és összehangolt kommunikáció alapvető fontosságú. A tervben rögzítjük:

• a szervezők és közreműködők belső kommunikációját;
• a riasztási láncot;
• a tömegtájékoztatásért felelős személyeket;
• a vezetékes energiaellátástól független hangosítás módját;
• az előre elkészített veszélyhelyzeti tájékoztató szövegeket;
• az egyes veszélyhelyzetekhez tartozó közönségtájékoztatási feladatokat;
• a mentésben részt vevő szervekkel történő kapcsolattartást.

Kiemelt szabadtéri zenés, táncos rendezvény esetén a terv az irányítási pont, a biztonsági célú kivetítők, a léptékhelyes tájékoztató alaprajzok és a tartalék energiaellátás követelményeire is kiterjed.

Egészségügyi biztosítás

A biztonsági tervben rögzítjük az egészségügyi biztosítás alapvető feltételeit, az elsősegélynyújtás helyszínét, a közreműködő személyzetet és a mentőszolgálattal vagy egészségügyi szolgáltatóval történő kapcsolattartás rendjét.

Az egészségügyi ellátóhely megközelíthetőségét és a sérültek elszállításának lehetséges útvonalát a helyszín kialakítása során is figyelembe kell venni.

Helyszíni rendezvénybiztonsági koordináció

A biztonsági terv akkor tölti be valódi szerepét, ha a benne meghatározott intézkedések a helyszínen is megvalósulnak. Igény esetén nemcsak a dokumentációt készítjük el, hanem közreműködünk a rendezvény helyszíni biztonsági koordinálásában is.

Kapunyitás előtti ellenőrzés

A rendezvény megkezdése előtt ellenőrizzük többek között:

• a tényleges telepítés és a jóváhagyott helyszínrajz összhangját;
• a kijáratok és menekülési útvonalak használhatóságát;
• a biztonsági jelzések láthatóságát;
• a tűzoltó készülékek rendelkezésre állását;
• a tűzoltási és mentési felvonulási utak szabadságát;
• a vendéglátóegységek és gázpalackok elhelyezését;
• az energia-lekapcsolási pontokat;
• a hangosítás és tartalék kommunikáció működőképességét;
• a biztonsági és egészségügyi személyzet felállását;
• az irányítási pont működésének feltételeit.

Az esetleges eltéréseket jelezzük a rendezvény szervezőjének, és közreműködünk a szükséges intézkedések összehangolásában.

Koordináció a rendezvény alatt

A helyszíni koordináció során figyelemmel kísérjük:

• a résztvevők létszámát és területi eloszlását;
• a tömeg koncentrálódását;
• a menekülési útvonalak és kijáratok szabadságát;
• a biztonsági személyzet feladatellátását;
• az időjárási körülmények változását;
• a tűzvédelmi és biztonsági szabályok betartását;
• a színpadok, vendéglátóegységek és technikai területek biztonsági körülményeit;
• a szervezők és szolgálatok közötti kommunikációt.

Rendkívüli esemény esetén segítjük a biztonsági terv szerinti intézkedések összehangolását, a közreműködők értesítését és a szervezői döntések végrehajtását.

A helyszíni koordináció nem veszi át a rendezvény szervezőjének jogszabályban meghatározott felelősségét, hanem szakmai támogatást biztosít annak teljesítéséhez.

Hogyan dolgozunk?

1. Előzetes egyeztetés

Megismerjük a rendezvény jellegét, programját, helyszínét, időtartamát, várható létszámát és a közreműködő szolgáltatókat.

2. Helyszíni felmérés

Áttekintjük a terület adottságait, a megközelítési lehetőségeket, a kijáratokat, a menekülési útvonalakat, a veszélyforrásokat és a beavatkozás feltételeit.

3. Dokumentáció elkészítése

Elkészítjük a rendezvény sajátosságaihoz igazodó biztonsági tervet, tűzvédelmi dokumentációt, helyszínrajzot és szükség szerint a kiüríthetőség igazolását.

4. Egyeztetés és aktualizálás

A tervet összehangoljuk a szervezővel, a biztonsági szolgálattal, az egészségügyi biztosítást végzőkkel, a technikai személyzettel és más érintett közreműködőkkel. A végleges telepítési adatok alapján szükség esetén aktualizáljuk.

5. Helyszíni koordináció

Igény esetén a kapunyitás előtt és a rendezvény alatt is jelen vagyunk, ellenőrizzük a tervben meghatározott feltételek megvalósulását, és támogatjuk a felelős szervezőt a biztonsági feladatok összehangolásában.

Miért érdemes szakemberre bízni?

• rendezvényre szabott, nem sablonos biztonsági terv;
• a biztonsági és tűzvédelmi követelmények összehangolt kezelése;
• részletes, jól értelmezhető helyszínrajz;
• kiürítési és menekítési szempontok szakmai vizsgálata;
• viharos időjárásra kidolgozott intézkedési rend;
• egyértelmű feladat- és felelősségi körök;
• támogatás az engedélyezési és hatósági egyeztetési folyamatban;
• helyszíni ellenőrzés és rendezvénybiztonsági koordináció;
• több mint másfél évtizedes munkavédelmi és tűzvédelmi tapasztalat.

Gyakori kérdések

Minden szabadtéri rendezvényhez kell biztonsági terv?

Nem minden szabadtéri esemény tartozik azonos szabályozás alá. A kötelezettség függ a rendezvény jellegétől, területétől, várható létszámától, programjától és a helyszín kialakításától. Előzetes egyeztetés alapján segítünk meghatározni a szükséges dokumentációt.

Mi szükséges a biztonsági terv elkészítéséhez?

Általában szükség van a helyszín alapadataira és térképére, a programra, a tervezett telepítésre, a várható létszámra, a színpadok, sátrak és vendéglátóegységek adataira, valamint a biztonsági, egészségügyi és technikai szolgáltatók információira.

Mikor érdemes elkezdeni a terv készítését?

Minél korábban. A dokumentáció elkészítéséhez és a szükséges egyeztetésekhez már viszonylag végleges helyszínrajzra és szolgáltatói adatokra van szükség. A munkát nem célszerű az engedélyezési vagy bejelentési határidő előtti utolsó napokra hagyni.

Mi történik, ha megváltozik a rendezvény elrendezése?

A biztonságot vagy tűzvédelmet érintő változásokat át kell vezetni a dokumentációban. Ilyen lehet például a színpad, a nézőtér, a kerítés, a kijáratok, a vendéglátóegységek vagy a várható létszám megváltozása.

Elég elkészíteni a tervet, vagy a helyszínen is szükség van rá?

A biztonsági tervnek a helyszíni működés alapját kell képeznie. A felelősöknek és közreműködőknek ismerniük kell a feladataikat, a tervben szereplő útvonalaknak, eszközöknek és intézkedéseknek pedig a valóságban is rendelkezésre kell állniuk.

Vállalják a helyszíni koordinációt is?

Igen. Igény esetén a kapunyitás előtti ellenőrzéstől a rendezvény befejezéséig támogatjuk a biztonsági és tűzvédelmi feladatok helyszíni összehangolását.

Rendezvényt szervez, és szeretné, hogy a biztonsági terv ne csak dokumentumként, hanem a gyakorlatban is működjön?

Bízza ránk szabadtéri vagy zenés, táncos rendezvénye biztonsági tervének elkészítését és helyszíni koordinációját! Kérjen személyre szabott ajánlatot a Helpdesk Hungary Kft. szakembereitől!